EKTAM MAKİNE SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA, KİŞİLERİN HAK VE YÜKÜMLÜLÜKLERİ GEREĞİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA
AYDINLATMA METNİ
1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI
İşbu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. Maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkındaki Tebliğ kapsamında veri sorumlusu(Şirket) sıfatıyla EKTAM MAKİNE SANAYİ VE TİC. A.Ş. tarafından hazırlanmıştır.
Aydınlatma metni kapsamında; Şirketimizin faaliyet konusuna giren ticari iş ve anlaşmaların yürütülmesi ve tamamlanması aşamasında veri sorumlusu sıfatıyla işlenen kişisel verilerin tanımı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununda düzenlenen kişilerin hak ve yükümlülükleri, kişisel verilerin işlenmesi ve aktarılmasının hukuki amaçları ve bu doğrultuda oluşturulan veri güvenliği prosedürlerimiz açıklanmıştır.
2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen ticari faaliyetlerin yürütülmesi, ticari sözleşmelere bağlı taahhütlerin yerine getirilmesi, işin teslim edilmesi, devreye alınması, test edilmesi, bağlayıcı bakım anlaşmalarıyla hizmetin sürdürülebilmesi, veri sorumlusunun yönetim faaliyetleri doğrultusunda pazarlama, idari işler ve insan kaynakları sürecine ilişkin kişisel verilerin;
• Otomatik yollarla ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanması, işlenmesi, saklanması,
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (KVK Kanunu’na) uygun olarak talep edilmesi veya elde edilmesi, işlenmesi, güncellenmesi, muhafaza edilmesi,
• Yazılı şekillerde akdedilen iş sözleşmesi kapsamında şirketimizle doğrudan ilişiği bulunan çalışanlar ve geçici görevlendirilen ilgili kişilerin açık rızası alınmak suretiyle, kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve aktarılması,
• Sözlü veya yazılı şekillerde akdedilen ticari sözleşmeler kapsamında, şirketimizle dolaylı olarak ilişiği bulunan gerçek kişi tedarikçi ve müşteriler ile bağlı çalışan ilgili kişilerin açık rızası alınmak suretiyle, kişisel verilerin işlenme amacına uygun olarak işlenmesi, saklanması ve 3üncü kişilere aktarılması,
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarınca talep edilmesi halinde aktarılması,
• Kişisel verilerin hukuki amaçları doğrultusunda yasal süreyle saklanması ve imha edilmesi hususlarını kapsamaktadır.
3. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
KVK Kanunu kapsamında;
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve sağlık ile ilgili verilerin;
• Şirket yönetim faaliyetleri, idari işler ve insan kaynakları sürecinin sürdürülmesi amacıyla KVK Kanununa uygun olarak toplanması, işlenmesi, saklanması ve aktarılması,
• Şirket web sitesi (www.ektam.com) üzerinden pazarlama sürecinin sürdürülmesi amacıyla verilerin toplanması, işlenmesi, saklanması ve aktarılması,
• Şirketimizin hukuki ve kanuni yükümlülüğünü yerine getirmek suretiyle, toplanan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve aktarılması,
• Akdedilen iş sözleşmesi kapsamında şirketimizle doğrudan ilişiği bulunan çalışanların açık rızası alınmak suretiyle, kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve aktarılması,
• Sözlü veya yazılı şekillerde akdedilen ticari sözleşmeler kapsamında, şirketimizle dolaylı olarak ilişiği bulunan tedarikçi ve müşteriler ile bunlara bağlı çalışan ilgili kişilerin açık rızası alınmak suretiyle verilerin işlenmesi, saklanması ve aktarılması hususlarını kapsamaktadır.
4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI, İŞLENMESİ VE SAKLANMASININ HUKUKİ SEBEPLERİ
Şirketimiz, özel nitelikli kişisel verilerin elde edilmesi, işlenmesi, saklanması ve aktarılması hususunu iş bu aydınlatma metni kapsamında düzenlemiştir. Ticari ve yönetim faaliyetlerinin, acil durum yönetim faaliyetlerinin, çeşitli pazarlama faaliyetlerinin ve insan kaynakları süreçlerinin ilerleyebilmesinde;
6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun uygulanması ve kanunla düzenlenen yükümlülükler ile hukuki amaçlar doğrultusunda, şirket çalışanlarımız ve ticari anlaşmalarımız dolayısı ile şirketimizle ilişiği bulunan veri sahibi ilgili kişilerin rızalarının alınması suretiyle, kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerinin işlenmesi, güncellenmesi, saklanması ve 3’üncü kişilere aktarılması hususlarını kapsamaktadır.
Bu kapsamda kişisel veriler; şirket faaliyetlerimiz ve insan kaynakları süreci dolayısı ile başvuru, talep, teklif, şartname, sözleşme kurulması ve işin sürdürülebilmesi için benzer durumlarda, otomatik yollarla ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla yazılı veya sözlü, görsel veya işitsel veriler şeklinde toplanabilir, işlenebilir, saklanabilir ve aktarılabilir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARILMASI
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında, şirketimizin açıklamış olduğu hukuki sebepler doğrultusunda, kanunen uygun görülen ticari işlemler ve şartlarda kişilerin rızası alınmak suretiyle yurtdışına aktarılabilir.
6. KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN "KVKK 11. MADDESİ" HAKLARI VE KANUNİ YÜKÜMLÜLÜKLER
İşbu Aydınlatma Metni kapsamında şirketimiz tarafından elde edilen veriler, kişisel veri sahibi ilgili kişiler tarafından;
Kanun kapsamında kişisel verilerinin işlenip işlenmediği hususunda bilgi talep edilebilir,
Kanuna uygun olarak bu verilerin işlenmesi, değiştirilmesi, güncellenmesi ve silinmesi talep edilebilir,
Kişisel verilerin yurtdışı dahil olmak üzere aktarılıp aktarılmadığı hususunda bilgi talep edilebilir,
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenip işlenmediği hususunda bilgi talep edilebilir,
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, değiştirilmesi, güncellenmesi ve silinmesi talep edilebilir,
Özel nitelikli kişisel verilerin yurtdışı dahil olmak üzere aktarılıp aktarılmadığı hususunda bilgi talep edilebilir,
Şirket politikamız ve güvenlik prosedürlerimiz çerçevesinde önceliğimiz kişisel verilerin hukuki amaçlar doğrultusunda kanuna uygun olarak işlenmesidir. Kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerin düzeltilmesi, güncellenmesi ve silinmesi, ilgili kişilerin yazılı başvuruları doğrultusunda değerlendirilecek olup, talep edilen işlemlerin sonuçları kanunen belirlenen süre içerisinde başvuru sahibine bildirilecektir.
7. VERİ GÜVENLİĞİ
6698 Sayılı KVKK kapsamında, şirketimiz veri güvenliğini sağlamak amacı ile idari ve teknik olarak aşağıda belirtilen tedbirleri almıştır.
Çalışanların teknik bilgi/becerileri geliştirilmekte ve şirket faaliyetlerimiz kapsamında kişisel verilerin elde edilmesi, işlenmesi, aktarılması ve imha edilmesi hususunda çalışanlarımız kanuni prosedürler hakkında bilgilendirilerek aydınlatılmaktadır.
Çalışanlarımız iletişim teknikleri ve ilgili mevzuatlar hakkında bilgilendirilmektedir. Veri işleyen idari ve teknik personellerimiz, gizlilik sözleşmeleri kapsamında, veri güvenliği politika ve prosedürlerine uyulmamasına yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hakkında bilgilendirilmiştir.
Kişisel veri sahibi ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğümüz, gerek işbu politikamız gerekse e-posta ve iletişim kanalları ile yerine getirilmektedir.
Kurum içi denetimler, kişisel veri ve özel nitelikli kişisel verinin işlenmesinde ve aktarılmasında uygunluğun değerlendirilmesi suretiyle yapılmaktadır. İş tanımı gereği, ticari iş ve işlemlerimizin sürdürülebilmesi için veri işleyen çalışanlarımız hukuki sonuç ve cezai yaptırımlar hususunda aydınlatılmaktadır.
Çalışanlara yönelik dışarıdan sağlanan eğitim programlarında, hizmet alınan kişi ve kurumlarla yapılan sözleşmeler, kişisel verilerin korunması kanunu kapsamında gizlilik hükmü içermektedir.
Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmakta, risk analizleri yetkili personellerimizce değerlendirilip raporlanmaktadır. Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte, bilgi sistemleri güncel halde tutulmakta ve kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır. Güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmakta, kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan yedekleme programları kullanılmaktadır. Fiziki ortamda muhafaza edilen veriler ise yalnızca yetkili kişi gözetiminde ve dosya dolaplarında kilitli ortamda saklanmaktadır.
Kişisel veriler için alınan teknik tedbirlerin yanı sıra özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik politika ve prosedürler belirlenmekte, erişim yetki ve rol dağılımı net olarak tanımlanmakta, periyodik yetki kontrolleri gerçekleştirilmekte, işlem kayıtları loglanmakta, güvenlik testleri düzenli yapılmakta, e-posta yoluyla aktarım gerekiyorsa "Gizlilik Şerh'li" olarak Kurumsal E-Posta veya KEP adresi kullanılarak gerçekleştirilmektedir.
Erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler kontrol altında tutulmakta, saklama ve imha politikasına uygun imha süreçleri tanımlanmakta, hukuka aykırı işleme tespiti halinde ilgili kişiye ve kurula bildirmek için bir altyapı oluşturulmakta, bilgi sistemleri güncel halde tutulmakta, kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmakta, güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmakta, kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan yedekleme programları kullanılmakta ve elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
8- BAŞVURU VE ŞİKAYET
Kişisel veri sahibi gerçek kişiler, Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerini, Kanunun 13üncü maddesi gereğince “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre;
Veri sahibi İlgili kişiler bu kanunun uygulanmasında taleplerini, http://www.ektam.com/kvkk.htm adresinden ulaşabilecekleri başvuru formu ile veri sorumlusunun Kemalpaşa Organize San. Bölg. Mahallesi, 64 Sokak No: 5 Ulucak Kemalpaşa / İZMİR adresine yazılı olarak iletebilirler.
Elektronik posta üzerinden, veri sorumlusunun Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresine iletebilirler.
Veri sorumlusu başvuruda yer alan talepleri, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde ücret alınabilir.
Veri sorumlusu talebi kabul eder veya gerekçesini açıklayarak reddeder. Cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin Kabul edilmesi hâlinde, veri sorumlusunca gereği yerine getirilir. Başvurunun veri sorumlusunun hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgili kişiye iade edilir.
TİCARİ ELEKTRONİK İLETİ GÖNDERİMİ RIZA BEYANI
6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca, telefon, çağrı merkezleri, faks, otomatik arama makineleri, akıllı ses kaydedici sistemler, elektronik posta, kısa mesaj hizmeti gibi vasıtalar kullanılarak elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçlarla gönderilen veri, ses ve görüntü içerikli iletiler, ticari elektronik ileti olarak sayılmaktadır. Ticari elektronik iletiler, alıcılara ancak önceden onayları alınmak kaydıyla gönderilebilir. Bu onay, yazılı olarak veya her türlü elektronik iletişim araçlarıyla alınabilir. Alıcılar diledikleri zaman, hiçbir gerekçe belirtmeksizin ticari elektronik iletileri almayı İYS üzerinden reddedebilirler.
İşbu metin, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim Ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamında EKTAM Makine San. Ve Tic. A. Ş. (“EKTAM”) tarafından, ilgili yasal mevzuata uygun bir şekilde, ürün ve hizmetlere ilişkin, satış ve pazarlama, genel/özel imkanların duyuru, tanıtım, reklam, kampanya, promosyon, davet, organizasyon, anket, bilgilendirme, şikayet ve önerilere cevap verilmesi dahil her türlü elektronik iletinin gönderimi amacıyla, tarafımla, telefon, faks, kısa mesaj (SMS), e-posta, whatsapp vb. uygulamalar, sosyal mecralar, çağrı merkezi ve diğer tüm elektronik iletişim araçları vasıtasıyla iletişime geçilmesine ilişkin onayımı içermektedir.
Tarafıma gönderilecek ticari elektronik iletilere ilişkin yukarıdaki Açık Rıza Metni’ni okuduğumu ve anladığımı kabul ve beyan ediyorum.
Tarafıma ticari elektronik ileti (SMS, E-posta, Çağrı) gönderilmesine onay veriyorum.